Когда возникает ошибка в кассовом чеке, важно оперативно ее исправить, чтобы избежать штрафов со стороны налоговых органов. LIFE PAY рассказывает, как правильно исправлять ошибки в чеках.
Использование чека коррекцииВ соответствии с письмом ФНС № ЕД-4-20/15240@ от 06.08.2018 установлен регламент исправления ошибок в чеках. Для исправления ошибки в чеке необходимо сформировать чек коррекции или чек возврата в зависимости от используемого формата фискальных документов (ФФД).
Существуют три действующих формата: 1.05, 1.1 и 1.2 (для маркированной продукции). Формат фискальных документов можно узнать из отчета об открытии смены:«2» – это формат 1.05«3» – это 1.1«4» – это 1.2
Как проверить чеки онлайн-кассы на подлинность — в блоге LIFE PAY
Исправление ошибок при использовании ФФД 1.05Если чек не был выдан:Составьте акт, в котором укажите товары без пробитого чека с указанием их стоимости и количества, причину отсутствия чека (например, отсутствие электричества или неисправность кассового аппарата) и дату акта.Создайте чек коррекции, указав в признаке расчета "Приход", если деньги были приняты в кассу, или "Расход", если деньги возвращались покупателю.Обязательно заполните поле "Основание для коррекции" соответствующим образом:- "Самостоятельная операция", если ошибку обнаружили сами- "По предписанию", если исправление осуществляется по требованию ФНС.В поле "Документ для основания коррекции" укажите номер составленного акта или номер и дату предписания, если коррекция выполняется по требованию налоговых органов. Передайте акт в налоговую, предоставив его электронно.LIFE PAY рассказывает о разных видах чека в торговлеЕсли в чеке была допущена ошибка:Пробейте чек возврата, указав в поле "Признак расчета" операцию, обратную отменяемой. Например, если неверно пробит чек на приход, выберите "Возврат прихода".В поле "Способ оплаты" укажите "Встречное предоставление". Не нужно указывать наличный или безналичный способ, так как деньги не возвращаются клиенту.Чтобы указать, какой именно чек отменяется, в поле "Дополнительный реквизит чека" укажите фискальный признак чека с ошибкой (ФП или ФПД) - до 10 цифр.Остальные реквизиты должны полностью соответствовать ошибочному чеку, включая ошибку.Пробейте верный чек, указав также фискальный признак чека с ошибкой, чтобы налоговая могла понять, какой чек исправляется.Создайте заявление и отправьте его в налоговую не позднее, чем через 3 дня после формирования верного чека. В заявлении укажите, какой чек был исправлен и как. Заявление можно отправить через личный кабинет ККТ.
Что такое РН и ЗН ККТ в чеке и почему это важно для покупателя — отвечает LIFE PAY
Исправление ошибок при использовании ФФД 1.1 и 1.2При использовании этих форматов не требуется чек возврата, можно сразу формировать чек коррекции.Если чек не был сформирован:Создайте чек коррекции, указав в поле "Признак расчета":"Приход", если во время приема платежа не был выдан чек"Возврат прихода", если чек не выдавался при возврате товара;"Расход", если чек не был отбит при возврате денег.В поле "Тип коррекции" укажите "Самостоятельная операция", если ошибку обнаружили сами, или "По предписанию", если ошибку выявила налоговая и выписала требование.В основании нарушения укажите дату чека коррекции или номер предписания. Чек коррекции будет отправлен онлайн, чтобы налоговая организация узнала о его исправлении.Электронные чеки для разного вида торговли: как правильно их использоватьЕсли в чеке указаны неверные реквизиты:Создайте чек коррекции, полностью повторяющий данные из чека с ошибкой, за исключением следующих реквизитов:В поле "Признак расчета" укажите противоположный тому, который был указан в ошибочном чеке. Например, если в ошибочном чеке был указан "Приход", укажите "Возврат прихода" и наоборот.В поле "Тип коррекции" укажите "Самостоятельная коррекция" или "По предписанию".В поле "Основание коррекции" укажите дату нарушения и номер предписания, если коррекция выполняется по требованию налоговой.В поле "Дополнительный реквизит чека" внесите фискальный признак ошибочного чека (ФПД) - до 10 цифр.Сформируйте новый чек коррекции с верными реквизитами, который должен полностью совпадать с ошибочным чеком, за исключением одного реквизита, в котором была допущена ошибка.В поле "Дополнительный реквизит чека" также внесите фискальный признак ошибочного чека, чтобы налоговая организация смогла понять, какой чек исправляется.Важно отметить, что ошибку в чеке следует исправлять как можно скорее после ее обнаружения, чтобы избежать штрафов со стороны налоговой организации. Если налоговая обнаружит отсутствие чека, предприятие или индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на 25-50% от суммы непробитого товара, но не менее 10 000 рублей, а компании могут быть оштрафованы на 75-100%, но не менее 30 000 рублей.
Сводите данные по каждому заказу, его оплате и постоплате, чеках и доставке вручную? Объедините данные по чекам и платежам со всех точек в единый личный кабинет LIFE PAY.
Получайте данные о всех продажах и поступлениях на расчетный счет. Оперируйте точными цифрами своего бизнеса.
Помимо отчетности и уплаты налогов, розничные магазины должны соблюдать требования по использованию онлайн-касс и маркировке товаров. Нарушение этих требований может привести к наложению штрафов. LIFE PAY рассказывает, какие штрафы могут быть наложены на магазин и как можно предотвратить их.
Работа с кассой и чекамиКомпании и индивидуальные предприниматели, выдающие чеки своим покупателям, обязаны использовать кассовые аппараты (ККТ) в своей работе. За нарушение правил использования кассы предусмотрены следующие штрафы:Если покупатель уходит без чека, предпринимателю грозит штраф в размере 2 000 рублей, а организации - 10 000 рублей.Если чеки не отправляются в ФНС (Федеральную налоговую службу), компания может быть оштрафована на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, а должностное лицо - на сумму от 1 500 до 3 000 рублей.Если касса используется без регистрации в реестре, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 рублей, а компания - на сумму от 100 000 до 200 000 рублей.
Подробнее о штрафах за неприменение ККТ для ИП и ООО в 2023 году - читайте в материале в блоге LIFE PAY
Чтобы избежать штрафов со стороны налоговой службы, необходимо соблюдать следующие правила при использовании кассы:Убедиться, что касса правильно зарегистрирована в ФНС и ОФД (операторе фискальных данных).Проверить, что вся информация передается в налоговую службу.Убедиться, что все необходимые данные указаны на кассовом чеке, а также все товары пробиты через кассу.Всегда выдавать бумажные чеки покупателям или отправлять электронные чеки, если осуществляете продажу через интернет-магазин.Не продавать товары без использования кассы.Что такое ККТ: понятие, разновидности, сферы применения - объясняет LIFE PAY в блогеОтчетность и налогиВ текущем году сроки сдачи отчетности и уплаты налогов изменились:25 число - срок сдачи большинства отчетности.28 число - срок уплаты налогов. В розничной торговле важно соблюдать указанные сроки и правильно отчитываться перед государственными органами, чтобы избежать наложения значительных штрафов.Уплата налоговЕсли налоги не оплачены вовремя или неправильно рассчитана налоговая база с недостаточной уплатой налогов, будет наложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы. В случае умышленного неуплаты налогов размер штрафа может составить до 40% от неуплаченной суммы. Чтобы избежать штрафов, рекомендуется автоматически рассчитывать налоговую базу.Сдача декларацийЗа сдачу декларации после срока установленного законодательством будет наложен штраф в размере 5% от суммы, за которую не была произведена отчетность. Максимальный размер штрафа для магазина составит 30% от неуплаченного налога, а минимальный - 1 000 рублей. Штраф будет начисляться за каждый месяц просрочки.Если налоги были уплачены вовремя, но декларация была подана с опозданием, будет наложен штраф в размере 1 000 рублей. Руководителя магазина оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей.Продажа маркированных товаровВ 2023 году некоторые товары требуют обязательной маркировки, включая молочную продукцию, воду в упаковке, лекарственные препараты, табачную продукцию, одежду и обувь, парфюмерию, шины, шубы, фотоаппараты и лампы-вспышки. Если вы занимаетесь розничной продажей таких маркированных товаров, необходимо соблюдать правила работы с ними, иначе могут быть наложены штрафы.
Для чего нужна маркировка? Объясняет LIFE PAY
Код маркировкиПрежде всего, запрещено продавать товары, которые должны быть маркированы, без специального кода. Если вы продаете такой товар без маркировки, предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, а организацию - на сумму от 50 000 до 300 000 рублей.Чтобы избежать штрафов, убедитесь, что все товары имеют проставленные коды Data Matrix, и не продавайте товары без маркировки.Вывод из оборота продукцииПри продаже маркированных товаров в розницу необходимо обязательно сканировать код маркировки. Если этого не сделать, должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1 000 до 10 000 рублей, а магазин - на сумму от 50 000 до 100 000 рублей.Чтобы избежать штрафов, убедитесь, что ваша кассовая система настроена для работы с маркированными товарами, и всегда сканируйте код маркировки при каждой продаже, чтобы система корректно отслеживала вывод продукции из оборота.Сотрудники воруют в магазине? 5 способов этого избежать от LIFE PAYПередача информации в "Честный ЗНАК"О товарообороте маркированных товаров необходимо отчитываться в системе "Честный ЗНАК". Данные о вводе в оборот, передаче прав или выводе из оборота должны быть отправлены в течение трех дней. Если вы не соблюдаете сроки, магазин может быть оштрафован на сумму от 50 000 до 100 000 рублей, а должностное лицо - на сумму от 1 000 до 10 000 рублей.
Z-отчёт – это важный документ, который кассир формирует по окончании своей рабочей смены. В соответствии с изменениями в законодательстве (закон № 54-ФЗ) и требованиями к использованию кассовых аппаратов, правила оформления фискальных документов тоже изменились. Теперь Z-отчёт заменяется специальным отчётом о закрытии смены, и в этой статье эксперты LIFE PAY рассмотрят его особенности и процесс закрытия смены на онлайн-кассе.
В чём разница отчёта о закрытии смены и Z-отчёта?Отчёт о закрытии смены, так же как и Z-отчёт, предназначен для оценки работы кассы в течение смены. В зависимости от формата фискальных данных, отчёт о закрытии смены может содержать разные реквизиты. Их полный перечень приведён в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.В отличие от Z-отчёта, отчёт о закрытии смены формируется с помощью нового поколения контрольно-кассовой техники. Все данные из отчёта передаются онлайн в налоговую службу через оператора фискальных данных. В связи с этим в отчёте о закрытии смены появились несколько новых параметров:Количество фискальных документов, которые не были переданы в ФНС. Все чеки и отчёты должны быть отправлены в ФНС в течение 30 дней, иначе работа кассы будет заблокирована.Сообщение о переполнении памяти фискального накопителя, где хранятся все документы, и необходимости его срочной замены для продолжения работы с кассой.Благодаря автоматической передаче информации о закрытой смене в ФНС, данные из отчёта не нужно копировать в формы КМ-4 и КМ-6. Печать отчёта тоже не обязательна. При формировании отчёта о закрытии смены данные онлайн-кассы не обнуляются, и итоговый результат работы за смену не записывается в фискальную память. Когда кассир заканчивает расчёты с помощью онлайн-кассы, он должен создать отчёт о закрытии смены в соответствии со статьей 4.3 закона № 54-ФЗ. Это необходимо делать в конце каждой смены, даже если на кассе не было операций.
Какая информация содержится в отчете:Номер сменыДанные кассираОбщее количество чековКоличество чеков, неотправленных в ОФДВремя закрытия смены
После создания отчёта о закрытии смены, кассир не сможет пробить новый кассовый чек. Для продолжения работы с покупателями необходимо сформировать новый отчёт об открытии смены. Смена на онлайн-кассе не может продолжаться более 24 часов, и если отчёт об открытии смены был сформирован более суток назад, касса перестанет выдавать чеки. Если организация работает круглосуточно, закрытие смены может произойти во время технического перерыва или при замене ответственного кассира. Это не противоречит закону, и за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.LIFE PAY напоминает о налогах и новых правилах 2023 в кассовой дисциплине
При формировании отчёта о закрытии смены на онлайн-кассе, информация автоматически передаётся оператору фискальных данных (ОФД) и затем в ФНС.
Для контроля продаж и транзакций вам поможет личный кабинет LIFE PAY.
Там собираются и объединяются данные по продажам со всех каналов в разрезе статуса транзакции, связанного с ней чека, артикула товара, клиента, ответственного работника, платежного терминала. Предоставленную информацию можно анализировать, строить графики и делать выводы по результатам. Также LIFE PAY имеет прямые интеграции со всеми известными CRM и бухгалтерскими системами российского рынка. Иными словами, мгновенный автоматизированный обмен данными между учетными системами вам обеспечен. Именно полная, быстрая и понятная аналитика вашего бизнеса поможет лучше изучить пользовательское поведение и наиболее эффективные инструменты, которые приводят к продажам.
Разработчик fintech-решений LIFE PAY закончил интеграцию между кассово-учётным приложением LIFE POS и системой автоматизации работы ресторанов iiko. Теперь ресторанный бизнес может подключить комплексное решение для организации доставки и бесшовного обмена данными между программами с возможностью отслеживать статус транзакций и контролировать работу курьеров.
Интеграция призвана решить проблему синхронизации данных из канала доставки с общей системой учёта ресторана — CRM-системой iiko. Теперь владельцы ресторанов, кафе, булочных, кофеен и других заведений смогут организовать и оптимизировать работу сотрудников доставки без простоев и переработок, а также вести более точный и прозрачный учёт заказов и связанных с ними оплат и чеков.В организации доставки общепит сталкивается с массой проблем, касающихся оплаты и учёта. Мобильные сотрудники работают с заказами в одной системе, а проводят платежи — в программе для приёма оплаты, никак не связанной с первой. Перенос данных между ними часто отсутствует и технически не может быть настроен. Из-за этого возрастает риск ошибки при вводе суммы на терминале из-за спешки или невнимательности, отчего бизнес может потерять прибыль. Кроме того, усложняется ведение учёта при изменениях со стороны клиента, потому что итоговая транзакция может не совпадать с изначальным заказом.Также владельцы заведений общепита часто пользуются несколькими решениями, каждое из которых закрывает лишь отдельную потребность: ведение каталога, приём платежей, распределение заказов. Если они не связаны между собой, потери неизбежны: и времени, и денег — из-за простоев сотрудников, издержек на подключение и пользование множеством программ.Часто возможности этих решений ещё и трудно расширять, поэтому при росте и масштабировании бизнеса приходится переходить на новую систему. Это снова траты времени и денег. А интеграция нередко связана с потерей данных, внезапной несовместимостью подобранной программы с уже установленными, адаптацией к новому продукту.
Интеграция LIFE POS и системы iiko решает большую часть проблем владельцев ресторанов и кафе и комплексно подойти к автоматизации бизнеса.
Модуль позволяет выгружать из iiko заказы в LIFE POS и синхронизировать данные по сотрудникам ресторана в двух системах. Администратор заведения может назначить курьера на выполнение доставки, выбирая нужного из каталога LIFE POS. Исполнитель видит свои заказы, принимает платежи и фискализирует их в едином интерфейсе приложения.Все везде и сразу: как приложение LIFE POS от LIFE PAY пригодится для розницы любого масштабаПри помощи интеграции LIFE POS и iiko сокращается время простоя сотрудников и издержки на подключение решений для организации доставки. На единой платформе бизнес создает любые варианты заказов и может гибко выстраивать графики, легко управляясь даже с форс-мажорами. Например, если кто-то из курьеров освобождается раньше, чем должен был, он берёт следующий заказ в списке системы, а не ждёт, пока ему назначат следующий заказ. Срочные же заказы не падают на перегруженных сотрудников. У бизнеса снижаются простои курьеров и потери времени, связанные с изменением места доставки, сроков и других непредвиденных обстоятельств.
Модуль интеграции iiko и LIFE POS обеспечивает стабильную и моментальную передачу информации из CRM-системы iiko в LIFE POS и обратно.
Курьер получает данные о заказе, легко вносит в них изменения на месте, и итоговая сумма автоматически меняется. Исключен человеческий фактор и ошибки при вводе суммы или изменениях в составе, повышается скорость работы курьера.Автоматический сбор и передача информации в режиме реального времени и объединение всех терминалов курьеров в общую систему также упрощает и ускоряет ведение учёта и последующее сведение отчётности по продажам. Бизнес может в несколько кликов выгрузить данные о своих точках в LIFE POS, увидеть всю подробную информацию по изменениям в заказах и способах оплаты. Доставка становится максимально прозрачной: видно, какая транзакция с каким чеком связана, переведена ли по ней сумма.Отчеты в приложении LIFE POS: как управлять и работать с нимиВажный аспект для бизнеса сегодня — экономия. Интеграция LIFE POS и iiko позволяет снизить издержки на покупку смарт-терминалов, касс для курьеров и на приобретение решений для маркированной продукции. Для управления заказом и его оплаты курьеру нужен только смартфон на Android. Процесс фискализации может происходить либо через удаленную облачную кассу, либо через омни-кассу: чек выбьется на подключенной к iiko кассе в ресторане, дарк-китчен или офисе.Функциональность iiko значительно расширяется с LIFE POS. В одной программе можно менять способы оплаты — наличные, безналичные, СБП, комбинированный платёж. Можно вносить изменения в заказ на доставке, выполнять удалённый возврат на терминалах QPos или SmartPOS, которые используют решения от LIFE PAY. Можно использовать каталог, вести учёт по каждому курьеру, наименованию.Для интеграции решения не нужно нанимать специалиста, как это бывает со многими другими технологическими продуктами. Готовый модуль подключается в среднем за 30 минут, и уже после регистрации и быстрого переноса данных с ним можно работать. Никаких долгих настроек, адаптаций, обучения сотрудников, никакой потери данных. Работа идет как и раньше через iiko, но благодаря модулю LIFE POS у CRM-системы расширяются возможности.
Для роста числа покупателей и выручки бизнес стремится налаживать разные каналы продаж: торговая точка, интернет, доставка. LIFE PAY разбирается, как можно сэкономить на кассовом оборудовании, не отказываясь от курьеров, и сколько на самом деле касс нужно бизнесу.
Какие бывают кассыСтационарная кассаСтационарная онлайн-касса — обычный кассовый аппарат, с подключенным к нему дополнительным оборудованием: сканером штрих-кодов, денежным ящиком, весами, терминалом для приема безналичной оплаты, принтером и прочим. Стационарная касса работает от электричества и ее нельзя переносить.
Стационарные кассы нужны в магазинах с большим ассортиментом товаров и большой проходимостью. Однако такая касса с набором необходимого оборудования может обойтись бизнесу в 40 000 — 60 000 рублей.
Подробнее читайте в блоге LIFE PAY в материале "Что такое ККТ: понятие, разновидности, сферы применения"Мобильная кассаМобильная или переносная онлайн-касса — это устройство, которое питается не от сети, а от аккумулятора, поэтому не привязано к конкретному рабочему месту, и его можно переносить. Такое оборудование выдают курьерам при организации развозной торговли. Мобильная касса может:принимать наличные и банковские карты;печатать или высылать на электронный адрес или по смс чеки.Мобильные терминалы дешевле стационарных касс, но такой аппарат нужно выдать каждому курьеру и контролировать заряд аккумулятора. Поэтому на начальном этапе для обеспечения ККТ всех курьеров бизнесу придется выложить кругленькую сумму. Работа ККТ в рамках 54-ФЗ не может осуществляться без фискального накопителя, который необходимо регистрировать в ФНС и менять по мере заполнения или окончания срока действия. Это требование применяется ко всем видам касс. И если при развозной торговле предприниматель использует несколько мобильных касс, то отслеживать период действия и объем памяти ФН, а также менять по мере необходимости, придется в каждой. Поэтому затраты на замену фискального накопителя в стационарных и мобильных кассах будут возникать у бизнеса регулярно."Онлайн-касса — какую выбрать?"Облачная онлайн-кассаОблачная касса — это сервис, который позволяет принимать оплату за товары, работы или услуги, через интернет или гаджет, находясь где угодно, без использования набора дорогостоящей ККТ. Сама касса находится в специальном хранилище (дата-центре), а бизнесу понадобится только приложение, которое устанавливают на планшеты и мобильные телефоны работников, или модуль для интеграции с интернет-сайтом.
Однако без фискального накопителя продавцу все равно не обойтись. Его устанавливают в облачную кассу в удаленном дата-центре, а чеки покупатель получает по e-mail или смс.
Но на применение облачных касс действуют ограничения. Облачная касса не предназначена для использования в стационарной торговой точке с офлайн-продажами. Ее разрешено применять только для приема платежей:через интернет, мобильные приложения;курьерскими службами и вендинговыми компаниями;для оказания услуг на выезде;в транспорте;за ЖКХ и только по безналу.Облачная касса LIFE PAY поможет сэкономить на покупке кассового оборудования и работать в строгом соответствии с 54-ФЗ.В чем отличие облачной и онлайн-кассы?Сколько касс нужно бизнесуС одной стороны — ответ на этот вопрос зависит от типа бизнеса и количества используемых каналов продаж.С другой стороны — практически в любом деле предприниматель может установить облачную кассу, которая заменит большинство контрольно-кассовой техники.При этом есть виды деятельности, которым не нужны ни стационарные, ни мобильные кассовые терминалы. Их заменит одна облачная касса LIFE PAY. Это:интернет-магазины и с онлайн-продажами и с приемом оплаты курьерами по адресам доставки;транспортные, логистические услуги;вендинговые аппараты;выездные услуги (массажисты, педагоги, сборщики мебели, мастера по ремонту техники и др.);онлайн-услуги (обучение, доступ к контенту).Не важно, сколько курьеров или разъездных исполнителей в штате компании — один фискальный накопитель будет собирать информацию о всех продажах. Для работы достаточно установить приложение LIFE POS на гаджеты мобильных работников: приобретать десяток переносных кассовых терминалов не нужно.Выбрав облачную кассу, компания сможет сэкономить на покупке ККТ.Пример: рассчитаем затраты на приобретение 10 мобильных кассовых терминалов и сравним их с затратами на аренду облачной кассы и приложения для 10 разъездных работников.Стоимость одной мобильной кассы с возможностью приема наличных, оплаты банковскими картами и бесконтактным способом MSPOS-Е-Ф с фискальным накопителем на 36 месяцев — 34 100 рублей.Стоимость 10 таких касс: 34 100 руб. * 10 = 341 000 руб.Аренда облачной кассы на 36 месяцев — 198 000 руб. в том числе:фискальный накопитель: 2 500 руб. * 36 = 90 000 руб.;приложение для 10 работников: 300 руб. * 10 * 36 = 108 000 руб.Помимо экономии, используя облачную кассу, бизнес:избавляется от хлопот, связанных с регистрацией онлайн-кассы в ОФД и ФНС, отслеживанием памяти и срока действия фискального накопителя, так как LIFE PAY берет эту работу на себя;получает контроль работы кассы поставщиком технологии в дата-центре LIFE PAY и круглосуточную бесперебойную работу 365 дней в году, чтобы клиенты получали чеки, а ФНС — отчетность;сможет принимать оплату всеми доступными способами (наличные, карты, куар-код), что повышает лояльность клиентов;получит настройку интеграции с платежными и учетными программами и сервисами (IIKO, Честный ЗНАК, ФГИС Меркурий и другие) и сможет видеть в одном приложении и чеки и отчеты.
Платежные инструменты для бизнеса любого размера. Все начинается с платежа, но не заканчивается им. Платежи 360°, управление заказом, учет и кассовые операции в сервисах LIFE PAY
